UPDATE 1-Awin Benelux

4-daagse werkweek

Thomas van der Lee - Head of Client Services

Het eerste verslag over de 4-daagse werkweek van Awin is een gesprek met Thomas van der Lee, Head of Client Services. Hij is nauw betrokken geweest bij het proces voorafgaand aan de invoering van de 4-daagse werkweek en als manager verantwoordelijk voor zijn teams en de praktische kant van deze nieuwe manier van werken.

De visie van het bestuur van Awin was om in 2023 de 4-daagse werkweek wereldwijd in te voeren. In het kader van “never waste a good crisis”, is dit concept door de coronacrisis in maart 2020 vervroegd geïntroduceerd. De werkweek werd teruggebracht naar 36 uur, zodat alle thuiswerkende collega’s extra tijd of hulp konden besteden aan familie, vrienden of buren. Deze aanpak bleek in mei al een waar succes, en dus besloot het Awin-bestuur de ingeslagen koers door te zetten en al per januari 2021 over te gaan op een 4-daagse werkweek.

Thomas: ‘Awin Global is met meer dan 1.000 medewerkers gevestigd in 15 landen wereldwijd. Zo vind je onze kantoren terug in steden als São Paulo, Madrid en Sydney. Veel onderzoek naar de 4-daagse werkweek komt uit Scandinavië, waar al veelvuldig met deze methode geëxperimenteerd wordt. In Nederland zien we deze manier van werken ook langzaamaan opkomen, maar landen als Brazilië en Amerika zijn hier totaal niet bekend mee. Om deze grote verandering in goede banen te leiden, heeft Awin per juni 2020 wereldwijd taskforces opgezet waar collega’s uit alle lagen van de organisatie zich voor aan konden melden. De taskforces zijn bedoeld om verschillende punten als wet- en regelgeving, mindset en cultuur te tackelen en ideeën te delen tussen de verschillende landen waar wij kantoor houden. In deze taskforces zijn ongeveer 15 collega’s uit Nederland vertegenwoordigd.’

Taskforce: guidelines
‘Zelf was ik onderdeel van de taskforce die de richtlijnen van het nieuwe beleid bepaalde. Hoe ga je bijvoorbeeld om met vakantiedagen, moeten die wel of niet cumulatief naar beneden. En gaan we voor een vaste dag of mogen werknemers elke week bepalen welke dag ze vrij willen zijn? En als iedereen bijvoorbeeld de vrijdag vrij wilt, hoe verleen je dan alsnog de beste service op die dag. Willen we er een hele dag van maken of is het ook mogelijk om twee halve dagen op te nemen? Uiteindelijk kom je dan tot een beleid waarin alle belangen zijn meegewogen.’

‘Bij ons is het nu zo dat de “fixed day off” vrij in te vullen is van maandag tot en met vrijdag, waarbij de regel is dat we de klant te allen tijde centraal stellen. Wij zijn een serviceplatform, dus deze regel is voor ons cruciaal. Is de klant bijvoorbeeld standaard op woensdag vrij? Dan heeft het voor de verantwoordelijke accountmanager geen zin om op vrijdag vrij te zijn. Bovendien is het onmogelijk dat een compleet team op dezelfde dag vrij heeft. We zijn dus gaan rouleren. Binnen een van mijn teams (het Key Account Management Team) zitten we bijvoorbeeld met 7 Key Accountmanagers, waarvan er nu 3 op woensdag vrij zijn en 4 op vrijdag. We hebben met elkaar afgesproken om per kwartaal te rouleren, afhankelijk van de behoefte en situatie van de verschillende werknemers en adverteerders.’

‘In de zogenoemde guidelines hebben we ook een aantal ‘peak times’ gedefinieerd. Dit houdt in dat je als manager je werknemers kan vragen om 5 dagen te werken. We hebben deze mogelijkheid echt nodig om de service aan onze klanten te waarborgen. Black Friday is bijvoorbeeld zo’n moment. Als het halve kantoor op deze dag vrij is, kunnen we onze service niet op het juiste niveau houden. De reden dat we een maximum aantal ‘peak times’ vastgesteld hebben, is dat managers niet onnodig extra tijd kunnen vragen en dat de werknemers precies weten waar ze aan toe zijn.’

Communicatie richting klanten
‘Net als voor de richtlijnen, was er een aparte taskforce rondom onze communicatie richting externe klanten. Hoe breng je over dat vanaf nu niet ieder persoon altijd bereikbaar is? De belangrijke nuance in het verhaal is namelijk dat we niet als bedrijf 4 dagen zijn gaan werken, maar dat de werknemers 4 dagen zijn gaan werken. Dit betekent dat het bedrijf gewoon 5 dagen per week bereikbaar is. Zaken worden dus efficiënter ingericht en overgenomen door collega’s waar nodig.’

‘Uiteindelijk hebben we al onze klanten ingelicht door middel van een mail en een bijbehorende film met uitleg over de nieuwe situatie. Daarnaast hebben we – indien gewenst – ook persoonlijk contact opgenomen. En dit alles is eigenlijk heel goed gevallen bij onze klanten, beter dan verwacht zelfs!’

KPI’s
‘De eerste zes maanden van 2021 worden gezien als een trial periode en getoetst aan de hand van KPI’s op basis van resultaten, adverteerders tevredenheid en werknemerstevredenheid. Door deze te monitoren kijkt Awin of de 4-daagse werkweek daadwerkelijk een blijvend succes is.

Wat betreft de interne enquête wordt er voornamelijk gekeken naar de manier waarop werknemers de verandering ervaren en hoe het met hun gezondheid en de werk-privé-balans gaat. Daarnaast is het doel dat iedereen zijn werk in een 4-daagse werkweek kan voltooien. Dit is iets wat we nauwlettend in de gaten houden zodat we op tijd de belangrijkste pijnpunten kunnen identificeren en hierop kunnen reageren.


De eerste maand
‘Inmiddels zitten de eerste weken van 2021 erop, is de 4-daagse werkweek een feit en merken we dat de spanning er al wel een beetje af is. En dan bedoel ik: de spanning die zit in het wel of niet afkrijgen van werk. Op de vrije dag wordt er hier en daar nog wel eens een uurtje gewerkt, maar een automatiseringsslag voer je ook niet binnen vijf minuten uit. Dit soort veranderingen hebben tijd nodig.’

‘We merken dat niet alleen elk land, maar ook elke afdeling anders met de 4-daagse werkweek omgaat. Dit is iets wat we van tevoren al in kaart hebben gebracht. De afdeling Finance & Accounting heeft bijvoorbeeld vaak te maken met bepaalde maandeinde deadlines, waardoor sommige weken 5 dagen werk vereisen.

‘Het is vanaf het begin al heel duidelijk dat de teams zelf goed in staat zijn om onderling te regelen wie wanneer een vrije dag heeft. Je merkt dat de werknemers superblij zijn met deze 4 dagen en dat ze ook graag meebewegen om het te laten slagen. Hierdoor krijg je ook een situatie waarin iedereen zich flexibel opstelt en geen moeite lijkt te hebben met de opgestelde richtlijnen.’

Toekomst
‘Na de trial period van 6 maanden volgt een evaluatie, want er zijn nog voldoende uitdagingen. Awin heeft ervoor gekozen om het aantal vakantiedagen te behouden, maar wel op basis van 4 werkdagen. Dit betekent dat fulltimers 20% van hun vakantiedagen inleveren.

Als werknemer kun je de dag nu (redelijk) flexibel inrichten. De kans is hierdoor dus wel groot dat werknemers veel vrije dagen overhouden. Het is erg interessant om te zien hoe dit zich ontwikkelt en hoe we hier als bedrijf op moeten anticiperen.’

‘Het is overigens niet mogelijk om je vrije dag elke week op te sparen en aan je vakantiedagen te plakken. Moet je in verband met de ‘peak times’ in een bepaalde week 5 dagen werken? Dan kun je deze dag dus niet compenseren. Deze afspraak voorkomt onduidelijkheid en een overschot aan vakantiedagen. Een uitdaging die vanwege covid-19 sowieso al speelt, aangezien mensen momenteel minder vakantie opnemen.’

‘Wat ook na corona een uitdaging blijft, is de situatie met betrekking tot de noodzakelijke kantoorruimte. Thuiswerken zal breder geaccepteerd worden en de werknemers werken 20% minder dan voorheen. Vrijdag en woensdag zijn populaire dagen om vrij te zijn, moet je dan nog wel het kantoor open houden? En zo ja, hoe richt je het kantoor dan in?’

Tot slot
‘De eerste weken van de 4-daagse werkweek bevallen enorm goed. Zowel op persoonlijk vlak als zakelijk vlak zien we mooie ontwikkelingen. Meetings zijn korter, we komen sneller tot overeenstemming en autonomie onder de werknemers lijkt te groeien. Daarnaast is deze extra vrije dag in de week echt een uitkomst om je te focussen op persoonlijke doelen of passies en een betere privé-werk balans te krijgen.

Je gaat nu dingen doen waar je in het weekend gewoonweg niet aan toekomt. Dat geeft flexibiliteit en rust.’

Meer weten over Awin Benelux? Klik dan hier! Op de hoogte blijven van alle hoogvliegers in HR en secundaire arbeidsvoorwaarden? Volg ons dan op LinkedIn.