UPDATE 2-Awin Benelux

4-daagse werkweek

Denice & Alexander - Team Account Executive

Zoals jullie weten publiceren wij in samenwerking met Awin Global dit jaar meerdere updates met betrekking tot hun 4-daagse werkweek die sinds 2021 is ingevoerd.

Tijdens de 1e update hebben we een interessant gesprek gevoerd met Thomas Van der Lee, waar we veel leuke reacties op hebben gehad. Als vervolg hierop hebben wij een tweede update over de 4-daagse werkweek van Awin: een gesprek met Denice Zelissen, Operations Executive, en Alexander Wonder, Account Executive en onderdeel van het team van Denice. Het Account Executive-team ondersteunt de Account Managers en is daarnaast verantwoordelijk voor Awin Access. Alexander focust zich daarbij grotendeels op de uitrol van Awin Access en Denice op de efficiencyslagen met betrekking tot de operatie van haar team.

Voorbereiding van de organisatie
Denice: ‘Al voordat de 4-daagse werkweek binnen Awin werd gecommuniceerd, was het Account Executive-team bezig verschillende processen te optimaliseren. Onze grootste omslag was de wijziging van een individuele aanpak naar een centrale inbox. Door middel van overdrachten werd het mogelijk voor iedere Account Executive om taken op te pakken. De werkdruk werd hierdoor verdeeld over het team met waarborging van de kwaliteit.’

Alexander: ‘We zijn inderdaad door de nieuwe werkwijze, met één inbox, een stuk flexibeler geworden. Wanneer er bijvoorbeeld voorheen iemand ziek was of op vakantie ging, werd de werkdruk voor anderen veel hoger.’

‘Nu we vier dagen werken, plukken we de vruchten van de optimalisatieslag naar één enkele inbox. Account Managers ervaren geen verschil als een bepaalde Account Executive er niet is, omdat we elkaars werk kunnen oppakken en het inzichtelijk hebben gemaakt. Het is een ongoing process dat tijdens de pilot met de 4-daagse werkweek waarschijnlijk steeds efficiënter gaat worden.’

Denice: ‘De overgang is geleidelijk gegaan, zo waren we eerst vrij op vrijdagmiddag om werknemers ruimte te geven en te zorgen voor hun familie. Teamleden waardeerden dit enorm en de productiviteit ging omhoog door de verhoogde flexibiliteit. Daarmee was de stap naar een 4-daagse werkweek makkelijker gezet.’

Alexander: ‘Wanneer het bericht binnenkomt op de werkvloer: ‘Jullie gaan 4 dagen per week werken’ vindt iedereen het natuurlijk prachtig. Om dit een succes te maken, werden er taskforces opgezet die ons in elke company update meenamen. De updates gaven een goed overzicht van de stand van zaken.’

De eerste maanden van het nieuwe werken
Denice: ‘Bij ons team is de eerste week van een nieuw kwartaal altijd het drukst. Veel werkzaamheden komen dan samen. Dus de eerste week van januari – waar we voor het eerst 4 dagen gingen werken – was voor ons meteen een piekmoment. Hierdoor moesten we de eerste twee weken wel echt bijbenen om alles helemaal strak te trekken.’

‘Deze piekperiode zag je al wel aankomen. Je weet namelijk welke terugkerende taken op welk moment moeten worden opgepakt en die vielen op dat moment net samen. Per team kunnen we vooraf piekmomenten definiëren, zodat er tijdens een drukke periode bijvoorbeeld vijf dagen gewerkt kan worden. Ik heb er bewust voor gekozen om deze periode met ons team als test te zien en het uit te proberen, in plaats van op de vijfde, en nu dus vrije, dag te blijven werken. Je kan namelijk niet weten of iets lukt, tenzij je het probeert.’

‘Onbewust werkte je toch met het team naar die 4-daagse werkweek toe. In die zin leek het me goed om dit uit te proberen en het team ermee te belonen, in plaats van op voorhand al te zeggen dat dit voor ons niet zou lukken. In de eerste twee weken werkten we op sommige dagen langer door, zodat we toch van onze vrije dag konden genieten. Na enkele aanpassingen en meer gewenning, zijn we er na deze periode in geslaagd om niet meer over te werken en alles op tijd af te krijgen.’

‘Naast de centrale email-inbox waren verschillende optimalisatieslagen een uitkomst. Denk hierbij aan het gebruik van Power BI-rapportagess, maar ook het gebruiken van standaardtemplates om terugkerende werkzaamheden strakker neer te zetten en taken sneller af te ronden. Natuurlijk willen we nog verder doorpakken door kritisch te kijken naar processen die we kunnen verbeteren.’

‘Mijn standaard vrije dag is op vrijdag en het is echt fijn om dan de tijd te hebben om allerlei niet-werkgerelateerde to-do’s af te werken, zodat je echt van je weekend kunt genieten. In de toekomst lijkt het me ook heel fijn om andere ambities na te streven, en langere weekenden weg te plannen. Daar kijk ik nu al naar uit. Het is dus een hele mooie arbeidsvoorwaarde die we erbij hebben gekregen.’

Alexander: ‘Ten eerste moest ik op werkgebied erg wennen. Ik heb vrij goed in mijn hoofd wat ik ga doen, wat er moet gebeuren en op welk tijdstip. Hierdoor had ik automatisch een ritme om bepaalde zaken op de woensdag op te pakken. Maar omdat dit nu mijn vrije dag is, was het even schakelen om een ander ritme aan te nemen. Dat was overigens na de eerste twee weken alweer onder controle.’

‘Ik ben georganiseerder gaan werken. Onze projectmanagementtool Asana helpt om te bepalen welke taken er nog op de planning staan en welke projecten ik nog moet oppakken. Dit geeft mij een beter overzicht van de week.’

‘In mijn privéleven ervaar ik vooral rustigere weekenden. Door de extra vrije dag pak je allerlei zaken op die je normaal in het weekend doet en dat geeft voor het weekend een hele andere flow. Hierdoor kan ik nu dingen doen die ik al langer ambieer. Zo ben ik met een cursus Spaans begonnen. Dit wilde ik al heel lang, maar telkens kon ik hier de tijd niet voor vinden.’

Meer of minder werkdruk
Alexander: ‘Vanwege je normale ritme grijp je in het begin op je vrije dag nog af en toe naar je telefoon of laptop. Nu merk ik dat de laptop dicht blijft en de telefoon minder aandacht krijgt op de woensdag. Ik ben ook nog geen één keer door een collega gebeld op mijn vrije dag en heb dit andersom ook nog niet gedaan, het team is er dus redelijk snel gewend aan geraakt.’

Denice: ‘Ik had dezelfde ervaring als Alexander. Ik dacht de eerste twee vrijdagen nog: zal ik toch nog even doorwerken op deze dag, zodat ik misschien met een lekkerder gevoel het weekend in kan gaan? Uiteindelijk heb ik op andere dagen wat langer doorgewerkt, om alsnog de vrijdag vrij te nemen en ben ik er ondertussen aan gewend. Je richt je agenda er nu op in, waarbij je rekening houdt met je vrije dag en je werkzaamheden verdeeld over de dagen die je wel werkt. Het team is op de hoogte van de dag dat je er niet bent en kan hierop anticiperen.’

‘Voor de rest houden we elkaar binnen het team via Scrum op de hoogte. Elke ochtend bellen we 5-10 minuten en vertelt elk teamlid kort wat zij/hij gaat oppakken die dag. Daarnaast gebruiken we Microsoft Teams om gedurende de dag te communiceren, bijvoorbeeld om vragen aan elkaar te stellen en elkaar up-to-date te houden over wijzigingen die zijn doorgevoerd. Dit maakt het makkelijk om elkaar te helpen, taken over te nemen en alles binnen de gestelde deadlines af te ronden.’

Hoe ziet de toekomst er uit?
Denice en Alexander zijn het er beiden over eens dat de testperiode van 6 maanden moet uitwijzen of de 4-daagse werkweek een algemeen succes is en definitief zal blijven.

Denice: ‘Awin is altijd flexibel geweest met betrekking tot de werktijden. Zo kon je voor de 4-daagse werkweek werd geïntroduceerd in de zomer, als het erg warm was, eerder beginnen en eerder stoppen, om van het lekkere weer te genieten. Natuurlijk houd je hierbij rekening met de werkzaamheden die afgerond moeten worden en urgente verzoeken, maar die flexibiliteit hierin is heerlijk. Daarbij heb ik nooit het gevoel gehad dat je je bezwaard moest voelen om bijvoorbeeld aan te geven dat je nog een afspraak had en daardoor wat eerder zou stoppen met werken. Dit zijn ook secundaire arbeidsvoorwaarden die al binnen Awin aanwezig waren en waardoor men een betere work-life balance kon houden, die nu dus verder is uitgebreid met de 4-daagse werkweek.’

Meer weten over Awin Benelux? Klik dan hier! Op de hoogte blijven van alle hoogvliegers in HR en secundaire arbeidsvoorwaarden? Volg ons dan op LinkedIn.